Přeskočit na hlavní obsah
Žena ukazuje na data

Průvodce pěti kroky k implementaci plánování podnikových zdrojů

Implementace plánování podnikových zdrojů (ERP) je komplikovaný proces, který vyžaduje pečlivé plánování a strategii. Integrace front-endových systémů a procesů do sdílené platformy může trvat od šesti měsíců do dvou let. K trvání a nákladům na proces přispívá několik faktorů, například velikost vaší organizace, jak složité je vaše současné nastavení, počet uživatelů a přenos dat ze starších systémů.

Přestože během této doby budou nutné změny a adaptace, je důležitou součástí přípravy na úspěšnou implementaci sestavení plánu projektu ERP před nasazením. V této příručce se podrobně dozvíte, jak porozumět procesu, a získáte tipy, aby byl proces plynulejší a úspěšnější.

Krok první: Příprava a plánování

Sestavte tým zaměstnanců v první linii a managementu z každého oddělení, abyste vytvořili a provedli plán projektu ERP. Široká škála odborných znalostí tohoto týmu vám poskytne zásadní pohled na to, jak změny systému a procesů ovlivní každodenní provoz.

Prvním krokem pro tento nový projektový tým je vyhodnocení současných obchodních praktik s cílem určit, které procesy lze vylepšit nebo automatizovat novým systémem ERP. Přiřaďte těmto procesům priority a použijte toto vyhodnocení k vytvoření strategie a určení cílů a rozsahu implementace.

Tip: Prostudujte si příklady systémů ERP od srovnatelných organizací, abyste získali představu o tom, co ve vašem oboru funguje nejlépe.

Krok dva: Kontrola postupu

Nechte projektový tým provést rozsáhlou kontrolu funkcí a možností vašeho nového ERP software. Účel tohoto přezkumu je dvojí:)

  • Aby se projektový tým seznámil se všemi aspekty nového řešení ERP a identifikoval mezery ve znalostech před širším zavedením. Tato zkušenost povede školení.
  • Zjištění, které ruční procesy budou novým systémem automatizovány, a záruka toho, že před zavedením budou provedeny nezbytné úpravy, aby automatizace probíhala hladce.

Tip: Provádějte rozhovory s klíčovými zaměstnanci z každého oddělení, abyste získali z první ruky pohled na to, jak současné procesy spolupracují a jak lze tyto procesy nejúčinněji automatizovat.

Krok tři: Příprava dat

Definujte, která z vašich stávajících dat bude třeba převést na nový systém. Poté je analyzujte, abyste odstranili zbytečné nebo zastaralé informace. Pokud je to možné, vyhledejte zdrojové dokumenty a ověřte přesnost a úplnost dat. Trochu úklidu v této fázi je dlouhá cesta, protože Systém ERP je pouze tak užitečný, jak užitečná jsou jeho data. Pokud jsou vaše data zanesena nepřesnými informacemi, bude hodnota vašeho nového ERP systému negativně ovlivněna.)

Jakmile byla data zkontrolována a vyčištěna, vytvořte tabulky, které shromažďují a segmentují užitečná data do logických tabulek, aby se zjednodušil převod do nového systému.

Tip: Stanovte realistická očekávání procesu s každým, od výkonného vedení až po zaměstnance první linie, a udržujte otevřenou komunikaci o tom, jak probíhá. To pomůže zmírnit obavy ze změny nástrojů a procesů a podpořit přijetí nového softwaru po spuštění.

Krok čtyři: Testování a školení

Nechte projektový tým vyzkoušet testovací databázi naplněnou celým týdnem skutečných dat transakcí, aby ověřil výstup systému, přesnost testu a zajistil, aby integrace a rozhraní fungovaly správně. Kromě testování nového systému mohou být tyto praktické zkušenosti s novým softwarem použity k tomu, aby projektový tým pomohl vytvořit podklady a dokumentaci procesu pro celofiremní školení.

Ideální metodika školení se liší podle počtu zaměstnanců. Faktory, jako je množství času, který mohou vaši zaměstnanci věnovat školení, a místo, kde se nacházejí, vás povedou k tomu, zda bude nejlépe fungovat osobní trénink, elektronické kurzy nebo kombinace obou.

Bez ohledu na to, jakou metodu školení zvolíte, použijte tyto návrhy, aby byl proces efektivnější pro všechny zúčastněné:

  • Trénujte technicky zdatné zaměstnance jako superuživatele softwaru ERP, aby vám mohli pomoci s nízkoúrovňovými problémy uživatelů a uvolnit oddělení IT pro řešení větších problémů.
  • Gamifikujte části tréninkového procesu, abyste podpořili zapojení a povzbudili přátelskou soutěž mezi kolegy.
  • Nabídněte pobídky k dokončení školení včas. Kombinace malých výhod, jako je jídlo zdarma nebo hodina navíc na oběd, a velkých výhod, jako jsou hotovostní bonusy nebo dny volna navíc, může být účinným způsobem, jak motivovat zaměstnance a učinit proces zábavným.

Tip: Proměňte podklady a dokumentaci procesu na standardní provozní postupy, ke kterým má přístup celá organizace a které jsou pravidelně aktualizovány.

Krok pět: Zavádění a vyhodnocení

Sestavte kontrolní seznam pro dny a týdny po implementaci, abyste se ujistili, že jsou připraveny následující potřeby:

  • Testování systému po spuštění.
  • Plánujte a vytvářejte rozpočet pro přesčasy stálých zaměstnanců a dočasné zaměstnance.
  • Komunikační protokoly pro prostoje systému.
  • Kontroly rychlosti a spolehlivosti sítě.
  • Procesy zálohování dat.

V den nasazení se připravte na spoustu otázek a malých problémů. Ujistěte se, že je váš projektový tým připraven vést vaše oddělení procesem a že váš IT tým je připraven provádět změny a úpravy podle potřeby. Implementace ERP představuje hodně práce, ale výhody týkající se produktivity a ziskovosti za to stojí.

Po zavedení zhodnoťte výstup svého řešení ERP ve srovnání se záměry, které váš projektový tým stanovil ve fázi plánování. Dosahuje váš nový systém těchto cílů? Došlo k úspěšné automatizaci manuálních procesů tak, jak mělo? Pokud ne, jsou nutné další úpravy a vylepšení.

Tip: Provádějte pravidelné audity a porovnejte výstup řešení ERP s referenčními hodnotami, abyste zjistili, zda řešení přináší přidanou hodnotu.

Šetřete čas, peníze a frustraci tím, že si najmete poskytovatele řešení

Pokud na začátku implementace ERP použijete poskytovatele řešení, může to zvýšit vaše šance na úspěch a pomoci vyhnout se běžným nástrahám a chybám. Poskytovatelé řešení spravují nákup, nasazení a počáteční konfiguraci řešení ERP a mnoho z nich se specializuje na konkrétní produkty. Například certifikovaní partneři společnosti Microsoft se specializují na produkty společnosti Microsoft a mají certifikované dovednosti v nasazování řešení společnosti Microsoft. To znamená, že do implementací přinášejí prokázané kompetence a zkušenosti.

Pokud máte v rozpočtu dostatek prostředků, rychlejší a snadnější nasazení často stojí za další výdaje spojené s najímáním odborníka, který vás provede procesem.

Wineshipping Logo

Jak Wineshipping nasadil cloudové ERP řešení

Zjistěte, jak poskytovatel řešení poskytl společnosti Wineshipping klid během jejich nasazení Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations a jak FastTrack učinil proces bezproblémovým.

Usnadněte implementaci ERP pomocí řešení Microsoft Dynamics 365 Finance a Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management

Bezplatné předplatné FastTrack a těsná integrace s produkty Office 365, které již používáte, snižují náklady na školení a usnadňují nasazení Microsoft Dynamics 365 Finance and Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management. Zjistěte více o tom, co můžete dělat se zabezpečenou a přizpůsobitelnou cloudovou platformou.